พื้นที่ในสำนักงานถูกนำมาใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด

แน่นอนว่าเอกสารที่เกิดขึ้นจากกิจกรรมต่างๆทางธุรกิจสำหรับองค์กรที่ยังไม่มีระบบ e-Document ใช้งาน เอกสารทั้งหมดจะถูกเก็บลงแฟ้ม เก็บเข้าชั้น และตู้เอกสาร โดยเฉพาะเอกสารที่มีพันธะทางกฎหมาย คงหนีไม่พ้นที่ต้องรักษาเอกสารเหล่านั้น ไม่ต่ำกว่า 5 – 10 ปี และสถานที่ๆใช้เก็บเอกสาร ก็มักจะอยู๋ไม่ใกล้ไม่ไกลจากโต๊ะทำงานของเจ้าของเอกสาร หรือ เจ้าหน้าที่ๆต้องเกี่ยวข้องกับเอกสาร นั่นหมายความว่า พื้นที่ใช้สอยภายในสำนักงานก็จะถูกใช้ไปเพื่อเป็นพื้นที่เก็บเอกสาร และนับวันๆ เอกสารจะต้องมีจำนวนเพิ่มมากขึ้น ส่งผลต่อองค์กรที่ต้องวางแผนจัดการพื้นที่ภายในสำนักงาน อาจจะหมายรวมถึง ต้องขยายเพื้นที่สำนักงาน เพื่อใช้เป็นพื้นที่เก็บเอกสาร!

    การเปลี่ยนเอกสารกระดาษให้เป็นดิจิตอลไฟล์ จากการสแกนด้วยอุปกรณ์สแกนเนอร์ จากนั้นนำเอกสารเข้าสู่ระบบ E-Document และเมื่อครั้นที่ต้องการใช้งานเอกสาร ก็สามารถสำเนา หรือส่งอีเมล์ไปยังผู้รับที่เกี่ยวข้องได้ ทำให้องค์กรสามารถย้ายจุด หรือสถานที่ๆใช้เก็บเอกสารออกจากพื้นที่สำนักงานได้ เช่น เอกสารที่สำคัญๆทางกฎหมายต้องเก็บเป็นระยะเวลานาน ก็สามารถนำไปเก็บไว้ที่ บริษัทที่ให้บริการด้านคลังเอกสาร ซึ่งเมื่อเทียบกันแล้ว ราคาค่าเช่าหรือที่ต้องใช้ไปเพื่อเป็นที่เก็บเอกสาร จะต่างๆกันมากระหว่าง พื้นที่เพื่อใช้เป็นสำนักงาน กับพื้นที่ที่ใช้เป็นโกดักเก็บเอกสาร

ค้นหาเอกสารได้ยืนหยุ่นมากกว่า

จะเกิดอะไรขึ้น หากคุณได้รับมอบหมายให้ไปหาเอกสารของลูกค้ารายหนึ่ง เมื่อ 5 ปีที่แล้ว โดยเอกสารที่ต้องการนั้น คือเอกสารที่เกี่ยวข้องกับบริษัทนี้ทั้งหมด ไม่ว่ามันจะถูกแบ่งแยกไปเก็บไว้ที่ตู้ไหน ชั้นไหน หรือ หากเลวร้ายสุดๆ เอกสารที่ว่านั้น ได้ถูกมัดรวมกันเป็นกองๆไว้ และเก็บรักษาไว้อย่างดีในพื้นที่เล็กๆในโกดักของบริษัท คุณจะใช้เวลาในการรวบรวมเอกสารของบริษัทนี้ไปสักเท่าไหร่... 1 ชั่วโมง 1 วัน หรือ 1 สัปดาห์!

    การสืบค้นเอกสารที่เก็บไว้ในระบบ e-Document ไม่ใช่เพียงอำนวยความสะดวกในการเข้าถึงสำเนาเอกสารที่คุณกำลังสนใจ แต่ยังสามารถ "รวบรวมเอกสารต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับงาน หรือ เอกสารที่คุณสนใจและต้องการสืบค้นได้ด้วย"  และ หากมีการออกแบบระบบไว้เป็นอย่างดีตั้งแต่ เริ่มพัฒนาใช้ระบบงานดังกล่าวนี้ ในทุกๆรายการข้อมูลจะสามารถเก็บที่อยู่ของเอกสารตัวจริงได้ด้วย เช่น เก็บข้อมูลระบุสถานที่ๆของเอกสารต้นฉบับ  เช่น เก็บไว้ที่โกดังหมายเลขอะไร อยู่แถวที่เท่าไหร่ อยู่ตู้เอกสาร หรือ ชั้นเอกสารที่เท่าไหร่ ซึ่งข้อมูลเหล่านี้จะช่วยเหลือคุณมากยิ่งขึ้นหากสุดท้ายแล้ว คุณจำเป็นต้องใช้เอกสารตัวจริง

สร้างดัชนีเอกสารได้ยืนหยุ่นกว่า

    วิธีการดั่งเดิมที่เก็บเอกสารไว้ในแฟ้ม และกำหนดอินเด็กซ์ให้กับแฟ้ม โดยการเขียนข้อความ หรือข้อมูลบางอย่างที่บ่งบอกว่าแฟ้มแต่ละแฟ้ม เก็บเอกสารอะไรไว้ภายใน ดูๆแล้วก็น่าจะถือว่านี้ก็คือระบบที่สะดวกในการจัดเก็บเอกสาร แต่หากว่าเอกสารเริ่มมากขึ้น พนักงานเริ่มมากขึ้น ความเป็นระเบียบแบบแผนต่างๆที่เคยเป็นมาอย่างเคร่งครัดอาจจะถูกละเลยได้ เมื่อ "ความเร็วที่ต้องการทำงานให้แล้วเสร็จ" ในแต่ละๆมาแทนที่ "ความเป็นเลิศในคุณภาพแห่งงาน"

    เมื่อเอกสารกระดาษ หรือแฟ้มเอกสารต่างๆได้ถูกแปรเปลี่ยน ให้เป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ และนำเก็บเข้าสู่ระบบ "จัดการเอกสารและข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์" การสร้างอินเด็กซ์ให้กับเอกสารก่อนที่จะนำเข้าสู่ระบบ มิได้มีเพียงการวิธีการ "ป้อนด้วยมือ หรือ Keystroke" เท่านั้น แต่ยังสามารถนำข้อมูลในเอกสารภาพเช่น TIF หรือ PDF มาใช้เป็นอินเด็กซ์ของแต่ละเอกสารได้ด้วย ต้องขอบคุณความสามารถด้าน "การรู้จำข้อมูล หรือ OCR นั่นเอง"