ท่านทราบหรือไม่ว่า หลายองค์กรได้ทุมเทไปกับระบบต่างเพื่อสร้าง ระบบบริหารจัดการ ระบบการผลิตสินค้า และบริการให้เกิดคุณภาพที่สูงได้ตามมาตรฐาน หรือได้ตามความต้องการเฉพาะของลูกค้าอย่างต่อเนื่อง มากกว่าที่พวกเขาจะสนใจ ตัวเอกสารธุรกิจ และข้อมูลที่บรรจุอยู่ภายใน ซึ่งบ้างก็มีประโยชน์ด้านการนำไปประกอบการฟ้องร้อง บ้างก็มีประโยชน์ด้านข้อมูลสรุปแนวโน้มความต้องการใช้ สินค้า และผลิตภัณฑ์ในอนาคต ซึ่งถือว่ามีความสำคัญมากๆ แต่ส่วนใหญ่องค์กรต่างๆ จะไม่ได้ตระหนักว่าพวกมันได้ถูกเก็บไว้อย่างเหมาะสมหรือไม่ สะดวกหรือรวดเร็วแค่ไหน เมื่อต้องการใช้ข้อมูลในเอกสารต่างๆที่สนใจ มันเป็นเรื่องจริง ที่เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่องมากมายภายในองค์กร ซึ่งกลายเป็นสิ่งที่จรรโลงชีวิตให้กับองค์กรธุรกิจสมัยใหม่นั้น มีจำนวนขององค์กรธุรกิจไม่มากนัก ที่ให้เวลาใส่ใจต่อการไตร่ตรอง "ค่าใช้จ่ายต่างๆที่มีการแผรผันโดยตรงกับการเข้าถึงข้อมูล เอกสารที่สนใจ" ที่ตนเองต้องประสบพบเจออยู่เป็นประจำวัน ในประเด็นเรื่องของการจัดการทั้งเอกสารกระดาษ และเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เหล่านี้ แล้วองค์ส่วนใหญ่ที่ไม่ได้ใส่ใจกับประเด็นน พวกเขาเหล่านั้นจะได้ต้องพบกับอะไรบ้าง
- เวลากับความพยายามที่เสียไปในการที่จะระบุที่อยู่ของเอกสาร รายงานล่าสุดได้ชี้ให้เห็นว่า เกือบ 10 เปอร์เซ็นต์ของ “ค่าเฉลี่ยเวลาการทำงานในแต่ละวัน” ได้ถูกใช้ไปเพื่อค้นหา หรือระบุที่อยู่ของเอกสาร หรือข้อมูลที่มีตัวตนอยู่ในสำนักงานอยู่แล้ว
- ความพยายามซ้ำซ้อนกลายเป็นสิ่งจำเป็น เนื่องจากบ่อยครั้งที่การสร้าง หรือทำบางสิ่งขึ้นมาใหม่เลย ง่ายกว่าที่จะไปพยายามค้นหามัน และมันก็ส่งผลในเรื่องของเวลา ความพยายาม หรือต้นทุนที่ต้องเกิดขึ้นมาใหม่ทั้งๆที่ได้เคยสูญเสียให้กับงานเก่าไปแล้ว
- เวลากับความพยายามที่เสียไปเพื่อค้นหาว่าใครเป็นคนสุดท้ายที่ไปยุ่งกับเอกสาร และการที่ต้องมาค้นหาว่า เอกสารไหนเป็นเอกสารที่สมบูรณ์ที่สุด เมื่อมีบุคคลอื่นมาสร้างความหลากหลายให้เกิดกับเอกสาร
- การเข้าใช้อุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลชนิดเครือข่าย และ แบนวิดของเครือข่าย โดยไม่มีความจำเป็น อันสืบเนื่องมาจาก เอกสารถูกเก็บไว้ในทุกๆที่ภายในองค์การ แทนที่จะเก็บเอาไว้ที่จุดๆเดียว หรือการรวมศูนย์
แล้วในทางกลับกัน บางองค์กรธุรกิจกลับให้เวลาพิจารณาถึงความเสี่ยงต่างๆ ในองค์กรของตนเอง ที่เผยตัวตนออกมาในแต่วันอย่างต่อเนื่อง รวมถึงความเสี่ยงเรื่องการจัดการกับข้อมูลที่ยังอยู่ใน "รูปของเอกสารกระดาษ" แล้วพวกเขาเหล่านั้นจะได้รับสิ่งใดตอบแทน จากการสละเวลาเพื่อวิเคราะห์ ไตร่ตรอง ถึงความเสี่ยงต่างๆที่เกิดขึ้นอยู่เป็นนิจนี้
- ความปลอดภัยของข้อมูลอยู่ในขั้นสูงสุด ซึ่งการเผยข้อมูลข่าวสารที่มีความสำคัญๆโดยไม่ได้ตั้งใจจากผู้ใช้งาน จะไม่เกิดขึ้นได้โดยง่าย
- เอกสารที่มีความสำคัญอย่างยิ่งจะถูกเก็บรักษาไว้อย่างมั่นคง ในระบบกลางขององค์กร ซึ่งเอกสารเหล่านี้ โดยปกติมักจะอยู่บนเครื่องคอมพิวเตอร์พกพาของผู้บริหารระดับสูง ซึ่งสามารถที่จะสูญหาย หรือ เกิดการชำรุดได้โดยง่ายจากอุบัติเหตุต่างๆ หรือถูกขโมย หรือเสื่อมสภาพไปตามสภาพการใช้งานตามอายุของอุปกรณ์
- เอกสารต่างๆถูกเก็บไว้ในส่วนกลางอาจจะอยู่บนไดร์ฟโครงข่ายบนระบบวินโดว์ หรือ ยูนิกส์ก็สุดแล้วแต่ เมื่อเกิดการลบเอกสารเหล่านั้น ก็จะถูกลบไปในทันที จะไม่มีข้อมูลที่ซ้ำซ้อนเกิดขึ้น หรือไม่สามารถที่จะสำเนาไปยังบุคคลอื่นๆ ได้อีก แต่หากต้องการที่จะกู้ข้อมูลขึ้นมาก็สามารถทำได้ ด้วยระบบ “การกู้ข้อมูลด้วยเทปบันทึก” ซึ่งก็ขึ้นอยู่กับโครงสร้างพื้นฐาน ทางเทคโนโลยีสารสนเทศของแต่ละองค์กร ว่าได้วางโครงสร้างลักษณะนี้ไว้อยู่ก่อนแล้วหรือไม่
- มีการบันทึกข้อมูลอย่างเที่ยงตรง เกี่ยวกับประวัติการเข้าใช้งานระบบ การสืบค้น การแก้ไขข้อมูลในเอกสาร ทำให้ผู้ตรวจสอบภายในเกิดความสะดวกมากที่จะดึงข้อมูลที่ตนเองสนใจ เพื่อตรวจสอบหาความผิดปกติที่เกิดขึ้นภายในองค์กรจากพนักงานขององค์กรเอง
